特定技能外国人の採用手続きについて解説｜リスク管理の方法も紹介

申請の種類は2パターンに分かれる

特定技能の在留資格申請は、対象者が海外にいるか日本国内にいるかで申請の種類が変わります。海外から新たに呼び寄せる場合は「在留資格認定証明書交付申請」、すでに技能実習や留学などで日本に滞在している人材を採用する場合は、「在留資格変更許可申請」が必要です。国内採用であっても、別企業からの転職者を受け入れる際は改めて変更許可申請をおこなうことになります。採用候補者の状況を踏まえて、適切な申請ルートを選択することが重要です。

企業側が準備する主な書類

受け入れ企業が用意する書類は多岐にわたります。雇用条件書や1号特定技能外国人支援計画書、登記事項証明書、役員の住民票などが主な必要書類です。加えて、納税証明書や健康保険、厚生年金保険料の領収証など、企業が法令を遵守して運営していることを示す書類も求められます。これらの書類によって、日本人と同等以上の報酬を支払う体制があるか、社会保険料や税金を適切に納付しているかが審査されます。

申請人が用意する書類

申請人が準備する書類としては、健康診断個人票、技能試験および日本語試験の合格証明書の写し、パスポートの写しなどが挙げられます。技能実習2号を良好に修了したルートでは、合格証明書の代わりに技能実習評価試験の合格を証する書類や実習実施者の評価調書が必要です。本人が海外にいる場合は連絡や書類の取り寄せに時間を要するため、早めに着手するとスムーズに進みます。

分野別の追加書類と協議会加入

特定技能では、介護・外食・建設・農業など分野ごとに固有の必要書類が定められています。そのため、分野別の協議会への加入を証明する書類や、分野別運用要領で求められる誓約書の提出が必要となるケースもあります。なお、2024年6月15日以降は、原則として在留資格申請の前に分野別協議会へ加入することが必要となったため、加入手続きを後回しにせず早期に対応することをおすすめします。

不法就労助長罪の概要と罰則

不法就労助長罪は入管法第73条の2に規定されており、不法就労外国人を雇用した雇用主に対して刑事罰が科されます。罰則は5年以下の拘禁刑または500万円以下の罰金、もしくはその併科とされており、法人にも罰金が科される両罰規定が設けられています。

在留カードで確認すべき4つのポイント

在留カードの確認は雇用前の必須プロセスです。具体的には以下の4点を確認しましょう。

• 本人の写真と顔貌が一致しているか
• 在留期限が切れていないか
• 就労制限の有無欄に記載された内容が業務と適合しているか
• 資格外活動許可の有無

出入国在留管理庁が提供する「在留カード等読取アプリケーション」を活用すれば、ICチップを読み取って真偽を照会できるため、目視確認と組み合わせて運用することが望ましいといえます。

知らずに雇用した場合でも処罰の対象になる

入管法では、不法就労にあたることを知らなかったとしても、確認義務を怠った過失があれば処罰を免れないと規定されています。在留カードの目視確認を怠った、有効期限を見落とした、資格外活動許可の範囲を超えて働かせたといったケースが過失として認定されやすい事例です。確認作業を実施した記録を残しておくことで、万が一の際にも企業として注意義務を尽くしたことを主張する材料となります。

職種と在留資格の整合性チェック

特定技能には分野ごとに従事できる業務区分が細かく定められており、指定書に記載された範囲外の業務に従事させると不法就労となります。たとえば外食業の特定技能で採用した人材を製造業の現場に配属する、建設業のなかでも認められていない作業区分に従事させるといった配置転換は、違法となるおそれがあります。雇用契約書と指定書の内容を照合し、業務指示の範囲が適切か日常的に確認する体制を整えましょう。

雇用時に必要な届出

就労開始時には、ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」が義務付けられています。これは特別永住者および「外交」「公用」の在留資格を除くすべての外国人が対象であり、雇い入れた場合だけでなく離職時にも提出が必要です。提出を怠ったり虚偽の届出をおこなった場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります。あわせて社会保険や雇用保険の加入手続きも進めるため、関係書類の整理を計画的に進めましょう。

四半期ごとの定期届出

特定技能所属機関には、四半期ごとに地方出入国在留管理局へ届出をおこなう義務があります。具体的には「受入れ・活動状況に係る届出書」「支援実施状況に係る届出書」などを、翌四半期の初日から14日以内に提出する必要があります。これらは変更の有無にかかわらず定期的に提出するものであり、届出漏れが続くと受け入れ企業としての信用が損なわれる要因にもなるため、注意が必要です。

随時届出が必要な変更事項

雇用契約の内容や支援計画、支援委託契約、特定技能外国人の住居地などに変更が生じた場合は、変更事由が発生してから14日以内に随時届出をおこなう必要があります。具体的な対象は、就業場所の変更や労働時間の変更、引っ越しによる住居地の変更などです。変更事項が発生した際の社内連絡フローを整えておくことで、提出期限を逃すリスクを軽減できます。

登録支援機関への委託という選択肢

これらの届出や日々の支援業務をすべて自社でまかなうのは、総務担当者にとって負担となります。1号特定技能外国人支援計画の実施が困難な場合は、登録支援機関に委託することが認められているため、書類作成や定期面談の実施、行政手続きの代行までサポートを受けられます。とくに初めて外国人を受け入れる企業は、専門知識を持つパートナーと連携することで、コンプライアンス違反のリスクを軽減できるでしょう。